Où comment bien écrire un mail …

J’ai eu envie d’écrire ce billet après avoir reçu un mail qui pour ma part est le pire que l’on puisse faire en matière de mail !

Une jeune femme en recherche d’emploi, m’envoie un mail avec son CV et un petit mot pour se présenter.
Jusque là tout va à peu près. Je te passe les détails sur le nom du doc word « CV laetitia-assistante-prod_copiesurmarie ». Elle a envoyé le mail groupé avec TOUS les autres mails visibles. Toutes les agences d’intérim, toutes les boites, en concurrence les unes des autres, tous les contacts… visibles de tous ! Visiblement la case Cci lui est inconnue.



Reprenons donc ensemble les quelques règles de bienséances lorsque l’on écrit un mail
– Baronne De Rothschild, sort de ce corps.

Utiliser le mail c’est bien, mais pas trop

Ne noie pas tes amis ou connaissances sous les e-mails. Limite autant que possible le nombre de mails que tu leur envoie. Et surtout pitié, évite de participer à la circulation de chaînes ou de blagues de mauvais goût.

Identifie toi le plus possible

Tu as plus d’intérêt à ce que tes mails soient identifiables pour que les destinataires les ouvrent et les lisent – un mail non lu, c’est comme de parler seul. Le plus simple est de paramétrer ta boite mail de façon à bien mentionner tes prénom et nom dans la partie Expéditeur. N’oublie pas non plus que ta signature est importante – pas de machin qui clignote merci.

Soigne tes messages

Le ton d’un mail dépend du destinataire. Un peu comme dans le langage oral. Efforce toi de respecter les règles d’orthographe et de grammaire de base. N’oublie pas la politesse, tout en évitant les formules du style « veuillez agréer l’expression de mes sentiments les meilleurs ». Un bon « Cordialement » c’est très bien. Et pas de mot en majuscule. Les majuscules sont comme crier en langage internet !

Gère les accusés de réception et la  priorité des messages

Si cela est nécessaire, attribue une priorité (règle d’importance) aux messages que tu envoies. Les personnes à qui s’adresseent les mails porteront alors peut être une attention particulière à tes messages. De même pour l’accusé de réception, utile en cas de litige par exemple.

Sélectionne les bons destinataires

Le mail (ou courriel d’ailleurs) doit être adressé à la ou aux personne(s) concernée(s) et uniquement eux. Place les personnesen copie conforme (Cc) si tu veux que les autres voient à qui le mail à été envoyé. et en Cci, copie cachée si les destinataires ne doivent pas voir qui d’autre à reçu le mail – erreur faite par ma demoiselle au CV.

Attention au pièces jointes

Le mail permet aussi de transmettre des photos, des documents…mais attention aux noms de ses documents car ils apparaissent dans le mail ! Et attention à qui tu les envoies …



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6 Comments on Où comment bien écrire un mail …

  1. christelle
    09/01/2013 at 9:23 (2 années ago)

    Tu as raison, ça marque mal.
    J’espére pour elle qu’elle lira ton article et qu’elle se reconnaitra. Ca lui permettra, au moins, de rectifier le tir pour l’avenir.
    Bonne journée!

    Répondre
  2. aggie
    09/01/2013 at 12:22 (2 années ago)

    Les règles d’envoi par email ne sont pas toujours maitrisées, en effet.
    Sans compter les méchants copié/collé qui font que tu reçois parfois un mail dans lequel le candidat insiste bien sur sa motivation à intégrer la merveilleuse société Duschmoll, alors que toi tu bosses pour l’entreprise Dugenou.

    Répondre
    • mamananonyme
      11/01/2013 at 4:43 (2 années ago)

      j’en ai encore reçu un ce matin !!!

      Répondre
  3. Sylvie Barbera
    13/01/2013 at 8:08 (2 années ago)

    Bien ton article, mais alors ne termine pas sur une faute d’orthographe ;)
    Mais ce n’est pas du tout une critique ;)

    Répondre
    • mamananonyme
      14/01/2013 at 10:47 (2 années ago)

      oups !
      Merci je rectifie !

      Répondre
      • sylvie barbera
        14/01/2013 at 1:20 (2 années ago)

        Nickel ;)
        Je commente pas beaucoup, mais je suis toujours là !

        Répondre

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